Il termine Apostille è molto ricorrente quando si ha a che fare con documentazione proveniente o indirizzata all’estero, ma non sempre è chiaro cosa significhi apostillare un documento, come si faccia e soprattutto a chi rivolgersi.
Attraverso questo articolo, voglio offrirti una guida completa che ti aiuti a orientarti nel complesso mondo delle traduzioni giurate e dei processi necessari per rendere i tuoi documenti validi in altri Paesi.
CHE COS'È L'APOSTILLE
E A COSA SERVE
L’Apostille (o Apostilla) è un timbro che conferisce validità legale a un documento pubblico per poter essere riconosciuto in un altro Paese. Più nello specifico, l’Apostille è volta a certificare l’autenticità della firma, la qualifica del firmatario e, se necessario, il sigillo o il timbro apposto sul documento.
Questo strumento è nato dalla Convenzione dell’Aia del 1961, che mira a semplificare il processo di legalizzazione dei documenti tra gli Stati aderenti.
L'introduzione dell’Apostille ha permesso di snellire il lungo e complesso processo di legalizzazione consolare e diplomatica.
Attenzione, però! Esistono fondamentalmente due tipi di apostille: quella apposta sul documento originale e quella apposta sulla traduzione. Ed è proprio in questo che bisogna prestare particolare attenzione per evitare disguidi a livello burocratico.
APOSTILLE SUL DOCUMENTO ORIGINALE
L’Apostille deve essere apposta sul documento originale prima che questo venga inviato all'estero.
Ciò significa che l’apostille deve essere richiesta all’autorità competente dello Stato che ha emesso il documento originale.
Facciamo un esempio concreto: se devi presentare in Italia un certificato di nascita britannico, il primo passo sarà richiederlo all’anagrafe del comune competente nel Regno Unito. Prima di inviarlo in Italia, però, sarà necessario farlo apostillare dall’autorità britannica competente. Una volta arrivato in Italia, non sarà più possibile ottenere l’apostille.
Lo stesso vale se devi presentare un certificato di nascita italiano in Germania. Se ti viene richiesto un certificato con Apostille, dovrai richiedere l’apostille sul documento italiano all’autorità competente in Italia. In questo caso, il certificato di nascita va richiesto all’anagrafe comunale, ma l’ufficio preposto per rilasciare l’apostille è la Prefettura.
DOVE RICHIEDERE L'APOSTILLE IN ITALIA?
Come specificato sopra, la apostille deve essere richiesta nel Paese che ha emesso il certificato originale. Ogni Stato ha uffici specifici preposti al rilascio.
In Italia, l'ufficio competente per il rilascio dell'apostille dipende dal documento da apostillare:
- per i documenti notarili o rilasciati dal tribunale: è necessario rivolgersi alla Procura della Repubblica.
- per i certificati rilasciati da Comuni, Università o Camere di Commercio, è necessario rivolgersi alla Prefettura.
Ad esempio, per un certificato di nascita italiano, è necessario richiedere l’apostille alla prefettura, mentre per un atto pubblico redatto da un notaio, l’apostille va richiesta alla procura.
APOSTILLE SULLA TRADUZIONE
Il discorso è diverso per quanto riguarda l’apostille sulla traduzione.
Per rendere ufficiale una traduzione in Italia, è necessario procedere con l’asseverazione o la traduzione giurata del documento, una pratica che viene svolta da un traduttore ufficiale e che viene certificata tramite un tribunale o un notaio. Questa procedura, chiamata asseverazione, certifica il contenuto della traduzione.
Se il documento asseverato deve essere presentato all’estero, è necessario richiedere anche l’Apostille sulla traduzione. In questo caso, l’Apostille certifica la firma del funzionario del tribunale che ha convalidato l’asseverazione, non il contenuto della traduzione.
Ad esempio, se si è fatto tradurre un certificato di residenza italiano per presentarlo nel Regno Unito, una volta ottenuta l’asseverazione presso il tribunale (ad esempio, a Belluno), sarà necessario richiedere l’Apostille presso la Procura della Repubblica dello stesso tribunale. Questo è necessario perché l’Apostille certifica la firma del funzionario che ha autenticato il documento.
Il tribunale può certificare e rilasciare l’Apostille solo per documenti firmati da funzionari o notai che hanno depositato la loro firma presso quel circondario.
I LIMITI DELL'APOSTILLE
L’Apostille è valida solo tra i Paesi che hanno aderito alla Convenzione dell’Aia del 1961. Se il Paese di destinazione non è firmatario, sarà necessario seguire un processo diverso, spesso più lungo, chiamato legalizzazione consolare.
L'APOSTILLE VA TRADOTTA?
Quando un documento estero munito di Apostille arriva in Italia e deve essere asseverato o giurato per poter essere utilizzato nel nostro Paese, è necessario che il contenuto del certificato e l’Apostille stessa siano tradotti dal traduttore ufficiale.
Questo è particolarmente importante, poiché la maggior parte dei Paesi rilascia l’Apostille nella propria lingua ufficiale e non in italiano, anche se alcuni Paesi possono rilasciarla direttamente in italiano.
Se invece si richiede un’Apostille su un documento italiano da presentare all’estero, non è necessario tradurre l’Apostille in Italia. La traduzione, se necessaria, verrà effettuata nel Paese di destinazione secondo le loro procedure e requisiti.
CONCLUSIONI
L’Apostille è uno strumento essenziale per garantire l'autenticità dei documenti pubblici in ambito internazionale. Capire quando e come richiederla, oltre a sapere se è necessaria una traduzione, è fondamentale per evitare problemi burocratici. Assicurati sempre di verificare le specifiche normative del Paese di destinazione per essere certo di seguire la procedura corretta.
Ovviamente, puoi sempre rivolgerti a me per la richiesta e il rilascio dell'apostille su traduzioni o su documenti originali da esibire all’estero.
COME POSSO ESSERTI DI AIUTO?
Mi chiamo Beatrice De Fanti e sono una traduttrice giurata, interprete e docente universitaria.
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